Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem z serwisu FakturaNaCzas.pl (dalej: “Serwis”).

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

3. Zakres przetwarzanych danych

Przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, adres e-mail)
• Dane kontaktowe (numer telefonu, adres)
• Dane dotyczące faktur i płatności
• Dane dotyczące korzystania z Serwisu
• Przy zapisie z formularza publicznego: opcjonalnie parametry kampanii (UTM), pierwsza odwiedzona ścieżka z parametrami oraz referrer — szczegóły w pkt 3c

3a. Dane z publicznych stron internetowych (cold outreach)

W ramach działań marketingowych FakturaNaCzas.pl może pozyskiwać dane z publicznie dostępnych stron internetowych firm (np. nazwa firmy, firmowy adres e-mail, opis działalności, treść strony „O nas”) za pomocą narzędzi do ekstrakcji treści (Firecrawl). Dane te przetwarzane są w celu personalizacji treści wiadomości handlowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przysługuje Państwu prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym celu – wystarczy odpowiedzieć „STOP” na otrzymaną wiadomość lub napisać na kontakt@fakturanaczas.pl.

3b. Przetwarzanie przez usługi AI

W celu świadczenia usług Serwis korzysta z zewnętrznych modeli sztucznej inteligencji:

• OpenAI (GPT-4o-mini) – generowanie treści wiadomości windykacyjnych (SMS, e-mail), personalizacja cold outreach, podsumowania odpowiedzi korespondencyjnych. Dane wejściowe (m.in. nazwa firmy, kontekst ze strony www, dane faktury) są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wygenerowania treści. Dostawca nie wykorzystuje ich do trenowania modeli (polityka OpenAI API).
• ElevenLabs (voicebot AI „Krzysztof”) – prowadzenie rozmów głosowych z dłużnikami. Rozmowy mogą być nagrywane i transkrybowane w celach dokumentacyjnych.

Przekazanie danych do powyższych podmiotów odbywa się do USA z zastosowaniem standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

3c. Parametry kampanii i atrybucja (UTM)

Przy pierwszym wejściu na stronę w danej sesji przeglądarki możemy zapisać w pamięci sesji (sessionStorage) informacje pomagające ustalić źródło wizyty: parametry z adresu URL (np. utm_source, utm_medium, utm_campaign), ścieżkę i zapytanie pierwszego wejścia oraz adres odsyłający (referrer). Dane te mogą zostać dołączone do zgłoszenia wysłanego przez formularz kontaktowy lub zapis na demo i zapisane w bazie Serwisu w celu oceny skuteczności kampanii marketingowych oraz optymalizacji działań — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie służą do profilowania w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO w zakresie wykraczającym ponad powyższy cel. Przysługuje Państwu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w tym celu — prosimy o kontakt na kontakt@fakturanaczas.pl.

4. Cel przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• Świadczenie usług windykacji faktur
• Komunikacja z Użytkownikami
• Realizacja obowiązków prawnych
• Marketing własnych produktów i usług (za zgodą lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu)
• Personalizacja treści cold outreach na podstawie publicznie dostępnych informacji o firmie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
• Mierzenie skuteczności kampanii reklamowych i źródła zapytań (parametry UTM, strona wejścia, referrer) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO

5. Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie:

• Wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
• Obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
• Zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
• Prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

6. Prawa Użytkownika

Użytkownik ma prawo do:

• Dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO)
• Sprostowania danych (art. 16 RODO)
• Usunięcia danych (art. 17 RODO)
• Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
• Przenoszenia danych (art. 20 RODO)
• Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO) – w tym wobec przetwarzania na potrzeby cold outreach
• Wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa UODO (art. 77 RODO)

6a. Prawo do przenoszenia danych i eksportu

Użytkownik może wnioskować o eksport swoich danych w formacie maszynowo czytelnym (JSON lub CSV). Wnioski należy kierować na adres: kontakt@fakturanaczas.pl. Realizujemy je w ciągu 30 dni. Dane objęte eksportem: dane konta, faktury, klienci, historia korespondencji windykacyjnej – w zakresie przez nas przechowywanych. Po zakończeniu umowy dane dostępne są do eksportu przez okres 90 dni.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, oraz przez okres wymagany przepisami prawa (np. przepisy podatkowe, rachunkowe).

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub zmianą, w tym:

• Szyfrowanie połączeń SSL/TLS
• Regularne kopie zapasowe danych
• Ograniczony dostęp do danych osobowych
• Monitoring i logowanie dostępu do systemu
• Regularne aktualizacje zabezpieczeń

9. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies w celu:

• Zapewnienia prawidłowego działania Serwisu
• Zapamiętywania preferencji użytkownika
• Analizy statystyk korzystania z Serwisu
• Personalizacji treści

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce internetowej. Wyłączenie cookies może wpłynąć na funkcjonalność Serwisu.

10. Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich (poza Europejskim Obszarem Gospodarczym) wyłącznie gdy zapewnione są odpowiednie gwarancje ochrony danych zgodnie z RODO, w tym standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Dotyczy to m.in.:

• OpenAI, Inc. (USA) – generowanie treści windykacyjnych i outreach
• ElevenLabs, Inc. (USA) – usługa voicebota AI
• Supabase, Inc. (USA) – hosting bazy danych (serwery w regionie EU)
• Vercel, Inc. (USA) – hosting aplikacji (serwery w regionie EU)

11. Zmiany w Polityce prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności. O zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani poprzez komunikat w Serwisie lub wiadomość email. Kontynuacja korzystania z Serwisu po wprowadzeniu zmian oznacza ich akceptację.

12. Kontakt

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z nami:

Ostatnia aktualizacja: 4.04.2026