Jak odzyskać niezapłaconą fakturę krok po kroku
Praktyczny przewodnik dla MŚP: od pierwszego przypomnienia przez notę odsetkową po wezwanie przedsądowe. Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci?
Niezapłacona faktura to problem większości firm B2B. Zamiast czekać miesiącami i tracić cierpliwość – działaj systematycznie. Oto sprawdzona sekwencja kroków, która zwiększa szansę na odzyskanie pieniędzy bez eskalacji do sądu.
Krok 1: Przypomnienie przed terminem (opcjonalne)
Jeśli Twoje warunki pozwalają – wyślij krótkie przypomnienie 2–3 dni przed terminem płatności. „Przypominamy o zbliżającym się terminie płatności faktury [nr]. Link do zapłaty: [url]." To zmniejsza liczbę „zapomnianych" faktur.
Krok 2: Pierwszy monit (1–7 dni po terminie)
Po przekroczeniu terminu – przyjazne przypomnienie SMS lub e-mail. Ton: partnerski, nie oskarżycielski. Zawrzyj link do płatności. Wielu dłużników po prostu zapomniało – jeden monit często wystarcza.
Krok 3: Nota odsetkowa (14–30 dni po terminie)
Jeśli nadal brak płatności – wyślij notę odsetkową z Art. 481 KC. Konkretna kwota odsetek, tabela naliczania, łączna kwota do zapłaty. To sygnał, że opóźnienie kosztuje. Wiele firm reaguje dopiero na ten etap.
Krok 4: Wezwanie przedsądowe (30–45 dni)
Wezwanie do zapłaty z informacją o zamiarze skierowania sprawy do windykacji prawnej lub sądu. Data graniczna, konsekwencje. Ton stanowczy, ale nie agresywny. Często ostatni krok przed eskalacją.
Krok 5: Kontakt głosowy i eskalacja
Telefon lub voicebot AI – rozmowa z dłużnikiem, uzyskanie deklaracji terminu spłaty (PTP). Jeśli brak reakcji – windykacja twarda lub postępowanie sądowe.
Automatyzacja zamiast ręcznej pracy
FakturaNaCzas.pl wykonuje kroki 1–4 automatycznie: SMS, e-mail z notą odsetkową, wezwanie, voicebot Krzysztof. Ty koncentrujesz się na biznesie – system zajmuje się trudnymi rozmowami.